36 Grad und es wird noch heißer im Büro

Da wünscht man sich sehnlichst den Sommer und ist er einmal da, ist man auch nicht glücklich. Schon gar nicht, wenn das Thermometer über die 36-Grad-Grenze klettert und man im Büro anstelle des Freibads hockt. In der aktuellen Podcastfolge dreht sich daher alles um das Thema „Hitze am Arbeitsplatz“ und welche Maßnahmen Arbeitgeber/innen für ihre Mitarbeiter/innen setzen können bzw. sogar müssen.

Ein paar „Sommer-Goodies“ wollen wir hier nochmals ausführlicher beleuchten:

  • Hitzefrei: Arbeitnehmer haben keinen Rechtsanspruch auf “hitzefrei” (Ausnahme: Bauarbeiter). Arbeitgeber und Arbeitnehmer können daher an extrem heißen Tagen Zeitausgleich, Urlaub oder eine bezahlte Dienstfreistellung vereinbaren. Im Fall von Zeitausgleich und Urlaub bedarf es jedenfalls der Zustimmung des Arbeitnehmers.
  • Lockerung bei den Kleidungsvorschriften: Arbeitnehmer haben keinen Rechtsanspruch darauf, die Krawatte abzulegen, mit kurzen Hosen zu erscheinen, das Jacket oder den Blazer auszuziehen. Erst recht nicht dann, wenn Kleidungsvorschriften aus Sicherheitsgründen, Hygienegründen (zB Krankenhaus, Lebensmittelherstellung) oder wirtschaftlichen Gründen (seriöses Auftreten in Rechtsanwaltskanzlei, Wahrung der Unternehmensidentität etc) erforderlich ist.
  • kostenloser Freibad-Eintritt (abgabenpflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis)
  • Getränke zum Verbrauch im Betrieb: Die kostenlose oder verbilligte Abgabe von Getränken (sowohl nichtalkoholische als auch alkoholische) an die Arbeitnehmer zum Verbrauch im Betrieb ist abgabenfrei (§ 3 Abs 1 Z 18 EStG, § 49 Abs 3 Z 13 ASVG). Stellt der Arbeitgeber einen Getränkeautomaten im Betrieb auf und sind die Getränke für die Arbeitnehmer kostenfrei oder stark verbilligt, liegt grundsätzlich kein abgabepflichtiger Vorteil aus dem Dienstverhältnis vor. Voraussetzung für die Abgabenfreiheit ist, dass die abgegebenen Getränke im Betrieb getrunken werden. Werden die Getränke zum Verbrauch außerhalb des Betriebes (zB Getränkemitnahme für die Familie zu Hause) unentgeltlich oder verbilligt abgegeben werden, läge insoweit ein abgabepflichtiger Sachbezug vor.
  • Eis für die Mitarbeiter im Betrieb und zur Mitnahme nach Hause: Freie oder verbilligte Mahlzeiten, die der Arbeitgeber an seine (nicht in seinen Haushalt aufgenommenen) Arbeitnehmer zur Verköstigung am Arbeitsplatz freiwillig gewährt, sind abgabenfrei (§ 3 Abs 1 Z 17 EStG, § 49 Abs 3 Z 12 ASVG). Darunter fällt in der Regel auch das vom Arbeitgeber an die Arbeitnehmer zwecks Abkühlung zur Verfügung gestellte Speiseeis. Abgabenpflicht besteht hingegen, wenn die Arbeitnehmer das vom Arbeitgeber erhaltene Speiseeis mit nach Hause nehmen.
  • „Hitzezulage“ für die heiße Sommerphase: Hitzezulagen können zwar dem Grunde nach steuerfreie Erschwerniszulagen sein. Allerdings ist dafür unter anderem erforderlich, dass eine arbeitstypische außerordentliche Erschwernis (zB Hitze rund um den Hochofen) vorliegt. Wetterbedingte Erschwernisse durch die Sommerhitze sind eine allgemeine, in der Regel jeden Arbeitnehmer treffende Erscheinung und nicht zwangsläufg mit bestimmten beruflichen Tätigkeiten verbunden. Eine als „Hitzezulage“ bezeichnete Einmalzahlung ist daher abgabepflichtig abzurechnen (Lohnsteuer, Sozialversicherung und Lohnnebenkosten fallen an).
  • Klimageräte für Homeoffice-Mitarbeiter: Wird einem Homeoffice-Mitarbeiter für sein Homeoffce ein mobiles Klimagerät zur Verfügung gestellt, gilt gemäß den Lohnsteuerrichtlinien Folgendes (Rz 10703a): „Bleibt der Arbeitgeber (wirtschaftlicher) Eigentümer der technischen Einrichtungen, so handelt es sich dabei um die nicht steuerbare Zurverfügungstellung von Arbeitsmitteln durch den Arbeitgeber. Eine allfällige private Nutzung ist (gegebenenfalls im Schätzungsweg) als Sachbezug zu erfassen. Gehen die Geräte ins Eigentum des Arbeitnehmers über, liegt zur Gänze ein steuerpflichtiger Sachbezug vor. Der Arbeitnehmer kann entsprechend der beruflichen Nutzung Werbungskosten geltend machen.“

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